Physical Inventory vs Cycle Counting: Pilih Sesuai Kebutuhan!

Perhitungan inventaris adalah hal krusial dalam menjaga profitabilitas bisnis. Akurasi stok barang sangat mempengaruhi kelancaran operasional, efisiensi biaya, hingga kepuasan pelanggan. Dua metode yang paling sering digunakan adalah Physical Inventory dan Cycle Counting. 

Walau sama-sama untuk mengatur stok barang, keduanya memiliki pendekatan, fungsi, dan dampak operasional yang berbeda. 

Mari kita bahas apa itu perbedaan Physical Inventory vs Cycle Counting, agar Anda dapat menentukan metode yang paling sesuai untuk bisnis.

Apa itu Physical Inventory? 

Physical Inventory adalah proses penghitungan seluruh barang secara fisik dalam gudang yang dilakukan dalam waktu tertentu. Ini menjadi jenis inventaris tradisional yang umumnya dilakukan secara berkala, misalnya tiap akhir tahun atau periode tertentu.

Dalam praktiknya, perhitungan dengan metode ini sering membuat kegiatan operasional gudang tidak dapat dilakukan untuk sementara agar perhitungan dapat dilakukan dengan akurat tanpa adanya gangguan atau pergerakan barang masuk atau keluar. Selain itu, dalam prosesnya membutuhkan waktu dan tenaga yang banyak.  

Metode ini paling umum digunakan untuk pelaporan inventaris tahunan atau triwulanan, yang dibutuhkan jika Anda butuh angka akurat pada laporan keuangan atau kebutuhan audit. Inventaris fisik sangat cocok untuk perusahaan dengan produk dengan pergerakan lambat sehingga mudah untuk penghentian sementara saat akan melakukan perhitungan. 

Fungsi-Fungsi Physical Inventory

- Perhitungan ini dapat digunakan untuk verifikasi data stok di sistem dengan kondisi fisik di gudang.

- Metode ini juga berfungsi untuk mendeteksi adanya selisih persediaan barang, membantu identifikasi selisih barang, karena adanya kerusakan, kehilangan, atau pencurian.

- Membantu dalam perhitungan audit dan laporan keuangan bagi perusahaan. 

- Evaluasi sistem pengelolaan stok untuk menilai efektivitas sistem inventaris barang yang masih ada. 

Pengertian Cycle Counting

Berbeda dengan physical inventory, Cycle Counting adalah metode penghitungan persediaan yang dilakukan secara berkelanjutan tanpa menghentikan semua aktivitas gudang. Perusahaan dapat menghitung inventaris dengan menggunakan teknik pengambilan sampel yang mirip, untuk menghasilkan informasi akurat tentang seluruh inventaris mereka.  

Cycle counting biasanya mengelompokkan barang berdasarkan nilai, frekuensi pergerakan, atau tingkat risiko kesalahan. Hal ini juga membantu dalam mengidentifikasi jika ada masalah dalam metode perhitungan. 

Umumnya, dengan metode ini, perusahaan akan menggunakan petugas auditor khusus untuk memastikan perhitungan barang secara tepat.  

Fungsi Cycle Counting

- Fungsi pertama adalah menjaga akurasi stok secara real-time karena perhitungan dilakukan secara rutin. 

- Mengurangi adanya gangguan kegiatan di gudang karena perhitungan inventaris tetap dapat dilakukan tanpa perlu penghentian aktivitas.

- Data barang lebih konsisten sehingga mengurangi risiko kehilangan barang.

- Adanya efisiensi waktu dan penggunaan SDM yang tidak banyak karena metode ini tidak dilakukan sekaligus dalam jumlah besar.

Physical Inventory vs Cycle Counting

Beberapa perbedaan penerapan metode ini, antara lain : 

- Perbedaan pertama yang paling terlihat adalah waktu pelaksanaan dua metode ini, 

untuk physical, dilakukan pada waktu tertentu, sementara cycle counting dilakukan sesuai kebutuhan sepanjang tahun.

- Barang yang dihitung untuk metode cycle sesuai dengan SKU yang berlaku dalam periode tertentu, sementara physical dihitung semua barang sekaligus. 

- Dampak terhadap operasional pada physical sering mengharuskan penghentian operasional gudang sementara. Untuk cycle dilakukan tidak mengganggu aktivitas gudang. 

- Perbedaan selanjutnya adalah ruang lingkup perhitungan, metode physical dilakukan dengan menghitung semua item persediaan dalam satu waktu. Sementara cycle hanya menghitung sebagian item sesuai jadwal atau kebutuhan data. 

- Dalam hal tingkat fleksibilitas, jenis physical lebih minimal, namun untuk cycle perhitungan lebih substansial atau sesuai karakteristik atau musiman. 

- Pada sisi akurasi data, physical inventory lebih akurat, namun tetap ada risiko pada kesalahan perhitungan. Sementara cycle lebih konsisten karena stok di data sepanjang waktu.

- Dalam penggunaan SDM, metode physical butuh banyak tenaga dan waktu dalam satu periode. Sementara cycle menggunakan tim khusus seperti auditor untuk mendata inventaris barang. 

Kelebihan dan Kekurangan Masing-Masing 

a. Kelebihan Physical Inventory

- Gambaran lengkap pendataan barang pada waktu tertentu

- Mendukung laporan keuangan dan audit

- Diterapkan pada skala usaha kecil

b. Kekurangan Physical Inventory

- Mengganggu operasional gudang

- Berisiko human error

- Tidak efektif untuk identifikasi jangka panjang

a. Kelebihan Cycle Counting

- Menjaga akurasi stok terus menerus

- Tidak mengganggu kegiatan operasional

- Lebih efisien untuk gudang berskala besar

b. Kekurangan Cycle Counting

- Butuh perencanaan dengan konsistensi tinggi

- Perlu sistem inventaris yang terintegrasi

- Risiko kesalahan tinggi jika tidak dilakukan secara tepat. 

Mana yang Lebih Baik?

Pemilihan antara physical inventory vs cycle counting sangat bergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Penggunaan physical inventory lebih cocok untuk bisnis sedang menengah dengan perputaran barang yang tidak cepat. Sementara itu, perusahaan besar dengan perputaran barang tinggi lebih baik menggunakan cycle counting untuk menjaga akurasi stok secara real-time.

Kesimpulan

Memahami perbedaan Physical Inventory vs Cycle Counting akan membantu bisnis memilih strategi pengelolaan stok yang lebih efisien, akurat, dan sesuai dengan kebutuhan operasional.

Pilih Surya Inti Primakarya untuk layanan pengiriman yang aman dan tepat waktu.

Pengiriman Anda akan bersama anak bisnis TB Global Group ini ditangani oleh tenaga ekspor impor terpercaya dan ahli kepabeanan yang berkompeten.

Hubungi Kami, segera.